小議高校行政機(jī)構(gòu)崗位說(shuō)明書的擬定

摘要：高校的行政管理工作，往往存在機(jī)構(gòu)間工作職責(zé)有交叉而界限不清、機(jī)構(gòu)內(nèi)人員職責(zé)不明等情況。規(guī)范的崗位說(shuō)明書明確了崗位職責(zé)、工作標(biāo)、崗位基本條件和其它條件等重要因素，可以幫助規(guī)范崗位管理，指導(dǎo)職工的招聘、續(xù)聘、考核、晉升、工資分配、調(diào)整崗位等。規(guī)范的崗位說(shuō)明書的推廣實(shí)施，對(duì)高校行政機(jī)構(gòu)的改革發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：高校；行政機(jī)構(gòu)；崗位說(shuō)明書

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2013）46-0015-02

高校的行政管理工作，往往是難以量化績(jī)效和成本。高校行政管理中也存在人浮于事，個(gè)別事件互相推諉，工作效率不夠高，考核難等問(wèn)題。這主要是因?yàn)楦咝５男姓�管理附屬于教學(xué)、科研的管理，為教學(xué)、科研管理服務(wù)。同時(shí)又有程序繁復(fù)、具體事務(wù)瑣碎等特點(diǎn)。因此，高校行政管理的人員編制數(shù)的核定、控制以及績(jī)效考核往往是一個(gè)難題，要研究解決這一難題的方法，筆者認(rèn)為基礎(chǔ)工作首先是擬定合理規(guī)范的高校行政崗位說(shuō)明書。

一、高校行政崗位說(shuō)明書的概念、特點(diǎn)和適用范圍

崗位說(shuō)明書，是表明用人單位作為一個(gè)主體期望職員做些什么、職員應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。高校行政崗位工作說(shuō)明書根據(jù)高校的具體情況進(jìn)行制定，在每個(gè)崗位中都應(yīng)有一份獨(dú)立的崗位說(shuō)明書，而且在編制時(shí)，要注重文字簡(jiǎn)單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。另外，在實(shí)際工作當(dāng)中，隨著高校的發(fā)展和壯大，崗位說(shuō)明書在制定之后，還要在一定的時(shí)間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充，以便與實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說(shuō)明書的基本格式，也要因不同的情況而異。

二、擬定高校行政崗位說(shuō)明書的注意事項(xiàng)

1.崗位應(yīng)因事而定，不能因人而設(shè)。因高校中行政官僚化的影響，人們對(duì)高校行政部門以及編制的劃分，往往是以處長(zhǎng)、副處長(zhǎng)、科長(zhǎng)（或主任科員）、副科長(zhǎng)（副主任科員）、科員等級(jí)別為第一印象，設(shè)定崗位說(shuō)明書的時(shí)候，也習(xí)慣以級(jí)別為崗位依據(jù)，將工作任務(wù)依級(jí)別分?jǐn)�，形成因人而設(shè)的局面。長(zhǎng)此以往，崗位說(shuō)明書就處于被動(dòng)的描述狀態(tài)，無(wú)法起到主動(dòng)的作用。正確的方法，如某個(gè)部門的崗位說(shuō)明書，因當(dāng)是首先將整個(gè)部門的所有工作任務(wù)列出來(lái)，然后將工作任務(wù)按照部門內(nèi)部的科室劃分而劃分到不同科室，再根據(jù)任務(wù)量的大小擬定工作人員的人數(shù)。如此劃分后，除了現(xiàn)有的崗位人員外，一旦有人退休，就可以通過(guò)將現(xiàn)有的工作任務(wù)再次劃分，適當(dāng)調(diào)整每個(gè)人的任務(wù)量，通過(guò)劃分后的評(píng)估，如仍然在可承擔(dān)的范圍內(nèi)，那么退休一人就不能成為需要新增人員的理由，從而達(dá)到總體控制人員的目的。

2.崗位說(shuō)明書應(yīng)描述具體的工作任務(wù)、完成目標(biāo)且體現(xiàn)該項(xiàng)工作的上下鏈接。崗位說(shuō)明書的撰寫，應(yīng)體現(xiàn)可操作、可對(duì)照。每個(gè)工作任務(wù)應(yīng)用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言清晰描述，可以使未從事過(guò)此類工作的外部人員都可以一目了然的知道哪些工作由哪些部門負(fù)責(zé)。同時(shí)，在描述工作任務(wù)的同時(shí)，也應(yīng)體現(xiàn)該項(xiàng)工作的上下鏈接。舉例說(shuō)明：某高校教師住房補(bǔ)貼的申請(qǐng)，人事處負(fù)責(zé)開具申請(qǐng)人員本人的工作時(shí)間和工作崗位證明，然后由申請(qǐng)人遞交到后勤部負(fù)責(zé)接下來(lái)的申報(bào)手續(xù)。在人事處崗位說(shuō)明書中，涉及到此項(xiàng)工作的時(shí)候，還會(huì)在最后提到“此項(xiàng)完成后，轉(zhuǎn)移到后勤基建處跟進(jìn)”。如此就能使部門間職責(zé)分明，也可以使辦事人員知道在這個(gè)部門做完這一步后，下一步到哪一個(gè)部門走。避免了部門合作時(shí)職責(zé)不分的情況。

3.崗位說(shuō)明書應(yīng)同時(shí)明確該崗位的勝任標(biāo)準(zhǔn)。從淺層面來(lái)看，崗位的勝任標(biāo)準(zhǔn)是指根據(jù)崗位的工作要求，確保該崗位的人員能夠順利完成該崗位工作的個(gè)人標(biāo)準(zhǔn)。從深度來(lái)說(shuō)，它可以是動(dòng)機(jī)、特質(zhì)、自我形象、態(tài)度或價(jià)值觀、某領(lǐng)域知識(shí)、認(rèn)知或行為技能，且能顯著區(qū)分優(yōu)秀與一般績(jī)效的個(gè)體特征的綜合表現(xiàn)。崗位勝任標(biāo)準(zhǔn)的大部分內(nèi)容，往往是和崗位說(shuō)明書一一對(duì)應(yīng)的。

4.崗位說(shuō)明書的設(shè)置流程。在一般的企業(yè)中，崗位說(shuō)明書是由人力資源部擬定，根據(jù)工作需要和節(jié)省成本需要，可以隨時(shí)將某些崗位合并、拆分并且招聘或者解聘人員。高校的行政配置有其一定的功能劃分的固定性、事業(yè)單位人員流動(dòng)較少等特點(diǎn)，根據(jù)這種特點(diǎn)，高校崗位說(shuō)明書的設(shè)置應(yīng)與一般的企業(yè)不同。主要體現(xiàn)在人力資源部門與其他部門間的一個(gè)往來(lái)協(xié)商修訂的過(guò)程。以部門的自我擬定為主，人力資源部從整體行政結(jié)構(gòu)的角度，做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整修改。修改后再次返回部門，由部門再次提出意見，如此反復(fù)協(xié)商后定稿。

三、崗位說(shuō)明書對(duì)于行政機(jī)構(gòu)設(shè)置的重要作用

1.崗位說(shuō)明書有力的提高了行政辦事效率。高校的行政管理部門，因?yàn)槠洳块T間職責(zé)不明確，人員臃腫，帶有一定的大鍋飯心態(tài)，容易陷入人浮于事的狀況。使得辦事流程不明確，事情推進(jìn)緩慢甚至被擱置。崗位說(shuō)明書明確了行政事務(wù)的分配，使得管理范圍清晰，責(zé)任明確。任何人都可以在說(shuō)明書中明確事情的負(fù)責(zé)部門，避免了人事推諉，互相踢皮球的情況。

2.崗位說(shuō)明書較好的解決了行政工作的量化問(wèn)題。行政管理工作因其種類多、瑣碎、講究工作人員間的協(xié)同配合，從而一向是被認(rèn)為無(wú)法量化的。崗位說(shuō)明書明確了每個(gè)崗位的責(zé)任，使傳統(tǒng)觀念認(rèn)為無(wú)法量化的行政工作可以變得清晰可控。

3.崗位說(shuō)明書可以為一系列的工作提供依據(jù)，如績(jī)效考核、編制設(shè)定、招聘、錄用、目標(biāo)管理、培訓(xùn)、晉升與開發(fā)等等。①為招聘、錄用員工提供依據(jù)。崗位說(shuō)明書里確定了崗位的任職條件，任職條件是招聘的前提和基礎(chǔ)，每一個(gè)崗位都對(duì)其工作人員有獨(dú)到的要求，不僅僅是學(xué)歷、專業(yè)等表面的東西，還有崗位員工對(duì)職業(yè)的興趣、潛力。②對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理。在對(duì)員工目標(biāo)管理設(shè)計(jì)的時(shí)候，依據(jù)崗位說(shuō)明書所規(guī)定的職責(zé)，通過(guò)崗位說(shuō)明書可以很清晰、明確地給員工下達(dá)目標(biāo)。③是績(jī)效考核的基本依據(jù)。崗位說(shuō)明書上對(duì)崗位職責(zé)的具體要求為考核依據(jù)，通過(guò)對(duì)員工德、能、勤、績(jī)等方面的綜合評(píng)價(jià)。并以此作為任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)的依據(jù)。④員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)。對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了讓員工更熟悉工作內(nèi)容，更快適應(yīng)工作要求，因人因崗而異的對(duì)具有一定專業(yè)學(xué)歷的員工進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)踐技能的培訓(xùn)。根據(jù)崗位說(shuō)明書的具體要求，有針對(duì)性的對(duì)各類職業(yè)進(jìn)行不同的培訓(xùn)，使員工盡快的融入工作，提升在本職崗位上的能力和眼光。

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