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辦公軟件類
Office篇 和Office 2010相比，Office 2013除具有更快的啟動(dòng)速度外，在若干方面還進(jìn)行了改進(jìn)，并增加了若干新功能，而正是這些新功能，誘惑眾多用戶爭(zhēng)先恐后地奔向它的懷抱。同樣，也正是由于這種一味追新的盲奔，使得后期使用過(guò)它的不少用戶，轉(zhuǎn)而又換回了先前版本。歷史似乎再次證明：最新的未必是最好的，最好的，其實(shí)始終是最適合你的那一個(gè)。 OK，費(fèi)話少說(shuō)，接下來(lái)我們將進(jìn)入正題，看看Office 2013究竟有哪些新功能在誘惑你匯聚到它的麾下，這些新功能，是否會(huì)真如你所預(yù)期的那樣，為你以后的工作、學(xué)習(xí)、生活帶來(lái)便利？ 與SkyDrive無(wú)縫結(jié)合 協(xié)同辦公能力增強(qiáng) 將文檔保存在SkyDrive的功能，實(shí)際上在Office 2010和2007版本上就已提供。不過(guò)其時(shí)該功能不是整合在“保存”菜單中，而是隱藏在“共享”菜單中而已（圖1）。Office 2013進(jìn)一步加強(qiáng)了其應(yīng)用范圍。主要表現(xiàn)無(wú)非是以下三點(diǎn)： 首先是SkyDrive直接與用戶賬號(hào)掛鉤（如果用戶以Live系統(tǒng)賬號(hào)登錄，且該賬號(hào)已經(jīng)開(kāi)通SkyDrive的話，Office 2013啟動(dòng)后，會(huì)直接以該賬號(hào)登錄SkyDrive），用戶可方便地將文件保存到自己的SkyDrive網(wǎng)盤(pán)中，省去了手工登錄的麻煩（圖2）。 其次是最近打開(kāi)的Sky Drive文檔會(huì)顯示在Word、Excel等各組件的“最近使用的文檔”菜單中，而且更為便捷的是，如果你在其他PC以SkyDrive登錄Office 2013，那么這些最近打開(kāi)的文檔仍將出現(xiàn)，方便即時(shí)調(diào)用。 還有就是將文件保存到SkyDrive后，用戶可享受到極其便捷的協(xié)同辦公服務(wù)。利用它，任何用戶都可以通過(guò)選擇“文件→共享”，然后輸入對(duì)方的SkyDrive賬號(hào)的方式，輕松地邀請(qǐng)同事或朋友參與到文檔的編輯中來(lái)。而受邀請(qǐng)的用戶，甚至不需要在自己的PC中安裝Office 2013，就可借助SkyDrive和Office 365等任意一種微軟服務(wù)，來(lái)完成相應(yīng)的操作。 在安裝了Windows 8.1系統(tǒng)的PC中，你可以像使用本地磁盤(pán)一樣，輕松地通過(guò)進(jìn)入資源管理器中的SkyDrive項(xiàng)查看保存在其中的文件，并對(duì)其進(jìn)行復(fù)制、刪除等管理。 適用范圍及不足探討 顯然，Office 2013內(nèi)置的SkyDrive功能，在很大程度上解決了用戶將文檔快速保存到網(wǎng)盤(pán)中的需求。要想最大限度地暢享該功能所帶來(lái)的便捷，必須具備幾個(gè)前提： 首先，系統(tǒng)最好為Windows 8.1，否則，SkyDrive將與系統(tǒng)脫離，管理起來(lái)不便。 再有就是你所能接觸的PC，最好也安裝Office 2013，不然，最近使用的SkyDrive文檔會(huì)再現(xiàn)在組件菜單中的便利將隨風(fēng)消散。 此外，你必須是SkyDrive用戶，而且有足夠的耐心，能夠忍受因其服務(wù)器在國(guó)外而帶來(lái)的訪問(wèn)速度緩慢的折磨。 當(dāng)然以上這些必須保證你是單位辦公用戶，經(jīng)常需要其提供的協(xié)同編輯功能。否則，你完全可以無(wú)視該功能的存在，因?yàn)榧词鼓闶荗ffice 2003 用戶，也可以通過(guò)使用某些國(guó)產(chǎn)網(wǎng)盤(pán)（如快盤(pán)和酷盤(pán)等），來(lái)達(dá)到在不同PC間快速同步文檔的目的。 Word可編輯PDF文檔 及插入網(wǎng)絡(luò)多媒體 安裝Office 2013后，在資源管理器中右擊任意一個(gè)PDF文檔，選擇“打開(kāi)方式→選擇默認(rèn)程序”，然后在出現(xiàn)的程序列表中選擇“Word（桌面）”，即可將Word 2013設(shè)置為打開(kāi)PDF文件的默認(rèn)方式。以后，我們只要雙擊PDF文檔，系統(tǒng)就會(huì)默認(rèn)使用Word打開(kāi)它（圖3），然后按照個(gè)人的意愿進(jìn)行查看、編輯并另存為Word文檔即可。 同樣，在Word中，我們也可根據(jù)自己的需要，插入來(lái)自Flickr、YouTube、Office.com、SkyDriver和由Bing搜索得到的圖片和視頻。而且以后如果我們要瀏覽這些視頻，只需在Word中雙擊它即可令其播放（無(wú)法播放的朋友，可進(jìn)入http：//office.microsoft.com/en-us/word-help/what-to-do-if-a-video-wont-play-HA102919722.aspx頁(yè)面，按提示下載安裝Silverlight或Flash插件）。 不過(guò)，如果你因此而覺(jué)得Word這兩大功能就真的完美無(wú)瑕就錯(cuò)了。因?yàn)榫推鋵?shí)用性而言，這兩大功能都有可商榷的地方。 先說(shuō)PDF文檔的閱讀和編輯功能，該功能雖然方便，但就目前來(lái)看，無(wú)論是其閱讀效果還是編輯效果都有很大缺陷。比如在閱讀方面，它的舒適度遠(yuǎn)不如福昕閱讀器等專業(yè)工具，而且在瀏覽的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)將漢字識(shí)別成亂碼（圖4）。在編輯方面，它則不支持由幻燈片轉(zhuǎn)換的PDF文件（用Word打開(kāi)后，只能得到一幅圖片，無(wú)法對(duì)其中的文件進(jìn)行修改）。所以，如果你經(jīng)常要閱讀和編輯PDF文檔，那么除了在Word 2013之外，再安裝一款專業(yè)的閱讀和編輯工具，別無(wú)他法。 接下來(lái)，再說(shuō)一下在文檔中插入多媒體功能。 和早期的我們可在Word 2010及更早版本中，通過(guò)插入文件所在的網(wǎng)址來(lái)達(dá)到目的的方式相比，Office 2013的該功能，其實(shí)只是讓我們繞過(guò)了進(jìn)入網(wǎng)站才能播放這一個(gè)簡(jiǎn)單步驟。同時(shí)，它對(duì)多媒體來(lái)源進(jìn)行了限制，即只允許來(lái)自O(shè)ffice.com、SkyDriver和Bing搜索的結(jié)果（圖5）。這就意味著，要想使用該功能，我們必須成為這些服務(wù)的Bing忠實(shí)用戶才行。 Excel可自動(dòng)填充及數(shù)據(jù)智能分析功能 Excel 2013增加了自動(dòng)填充、拆分和合并單元格，以及可智能分析數(shù)據(jù)功能。利用前者，可快速實(shí)現(xiàn)很多操作，比如將幾列中的數(shù)據(jù)自動(dòng)合并成一列，或從某列中拆分出相應(yīng)信息形成單獨(dú)列，以及將先前單元格中的公式瞬間應(yīng)用到所選定的單元格中等。而利用后者，則可在瞬間對(duì)當(dāng)前選定的數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表、匯總和格式等分析。 如果這樣說(shuō)你還不太明白，那么下面我們就通過(guò)一個(gè)實(shí)例，對(duì)這兩個(gè)功能做個(gè)簡(jiǎn)單解釋。 在一次審核全校的考試成績(jī)時(shí)，校長(zhǎng)要求小李將成績(jī)報(bào)表中的姓、名兩列合并成一列，同時(shí)用某種方式突出成績(jī)?yōu)?0分及以下的單元格，以便他能及時(shí)了解學(xué)生的瘸科情況。利用Office 2013提供的這兩大功能，小李可在瞬間完成相應(yīng)的操作。 首先，在姓、名列后，增加一個(gè)“姓名”列，然后在其中的前三個(gè)單元格中，輸入對(duì)應(yīng)的學(xué)生姓名，然后切換到“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽，單擊“數(shù)據(jù)工具”工具欄中的“快速填充”按鈕，相應(yīng)的合并工作就完成了（圖6）。 然后，在成績(jī)表格中，選中各科成績(jī)所在的單元格并右擊，選擇“快速分析”，打開(kāi)相應(yīng)的對(duì)話框，切換到“格式”標(biāo)簽，單擊“大于”按鈕打開(kāi)“大于”對(duì)話框�！盀榇笥谝韵轮档膯卧裨O(shè)置格式”文本框中，設(shè)置數(shù)值為60，然后單擊“設(shè)置為”項(xiàng)右側(cè)的下拉箭頭，在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇一種自己喜歡的標(biāo)注方式（如用色塊填充單元格或賦予文字以不同顏色等（圖7），確認(rèn)后，所選區(qū)域所有大于60的數(shù)值即會(huì)被標(biāo)注上指定的格式。相反，由于所有等于或小于60的區(qū)域未被標(biāo)注，所以最后也就會(huì)被輕松地查看到了。 常跟Excel打交道的專業(yè)人士：★★★★★ 只用于家庭記賬的普通用戶：★☆☆☆☆ PPT中的一鍵更換 及聯(lián)機(jī)演示功能 無(wú)論是知識(shí)講解、產(chǎn)品介紹還是企業(yè)規(guī)劃，用PowerPoint將相關(guān)的知識(shí)點(diǎn)和產(chǎn)品特性做成幻燈片進(jìn)行演示，都是最直觀有效的方法。這也就從一定程度上，決定了PowerPoint的使用人群多限于教師、企事業(yè)單位的相關(guān)人員。所以想憑該組件來(lái)確定自己是否需要升級(jí)的朋友，也多限于這兩大群體。 PowerPoint新增的功能包括：一鍵更換主題、視頻細(xì)節(jié)可調(diào)整及聯(lián)機(jī)演示等功能。應(yīng)該說(shuō)，單就實(shí)用角度而言，這三大功能對(duì)PowerPoint 2013的使用群體有一定的誘惑力。 比如借助一鍵更換功能，可以在瞬間為當(dāng)前的幻燈片換上新的顏色、字體、效果、布局、文本屬性、段落屬性、設(shè)計(jì)元素、照片和紋理等（PowerPoint 2013內(nèi)置了11種主題，方便用戶因需選擇），這樣，當(dāng)遇到某幻燈片需要在同一場(chǎng)合反復(fù)演示時(shí)，就不會(huì)因界面一成不變而變得陳舊，在客戶或?qū)W生心中失去新鮮感（圖8）。 而視頻可調(diào)節(jié)功能，則允許我們對(duì)視頻的尺寸、封面等細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，或者為其加上相框和濾鏡，以便獲得最佳的表達(dá)效果（圖9）。和以前版本相比，PowerPoint 2013內(nèi)置了更多的解碼器，我們無(wú)需為MP4、MOV、H.264和AAC等格式音視頻文件安裝相應(yīng)的編碼器，便能在PowerPoint中輕松地播放它們，相當(dāng)方便。 至于說(shuō)到聯(lián)機(jī)演示功能，筆者一向固執(zhí)地認(rèn)為，這應(yīng)該是PowerPoint 2013最實(shí)用的新增功能。該功能的亮點(diǎn)在于，它允許用戶通過(guò)依次選擇“文件→共享→聯(lián)機(jī)演示”（圖10），將當(dāng)前打開(kāi)的文檔，通過(guò)超鏈接發(fā)送給其他人查看，而查看的用戶不需要在自己的電腦上安裝PowerPoint或任何其他產(chǎn)品，即可在瀏覽器上完成整個(gè)瀏覽過(guò)程。 WPS篇 作為一款老牌的國(guó)產(chǎn)工具，WPS因其操作習(xí)慣與支持的文件格式與Office都十分類似，此外還擁有一些符合國(guó)人需求的功能，一直受到眾多用戶的青睞。目前，該工具的最新版本為2013，和2012相比，新版本的改進(jìn)主要體現(xiàn)在細(xì)節(jié)方面，如：改變了Logo和UI、增加了右邊欄等，同時(shí)，對(duì)于一些原有功能進(jìn)行了增刪，比如增加了輕辦公和將文檔內(nèi)容以截圖的形式發(fā)送到微博，刪除了將文件直接保存到快盤(pán)功能等。那么，它的這些改進(jìn)能否引發(fā)用戶的升級(jí)熱情，一切盡在分析中。 變化1：取消快盤(pán)并增加了輕辦公功能 輕辦公是WPS 2013重點(diǎn)推薦功能。它專門(mén)為辦公人士而設(shè)計(jì)，可以讓一個(gè)圈子里的人自由修改同一份文檔（圖11）。其作用類似于Office 中的協(xié)同辦公，只是和Office不同的是，它除了同時(shí)支持PC和Android設(shè)備無(wú)縫對(duì)接外，還支持用戶以QQ、微博和金山賬號(hào)等三種登錄方式，登錄方式較為廣泛。 此外，還有一點(diǎn)值得一提的是，WPS輕辦公的存儲(chǔ)空間是獨(dú)立的，不像WPS文件保險(xiǎn)箱那樣將文件存儲(chǔ)在金山快盤(pán)里。這樣用戶在登錄輕辦公之后，無(wú)需手工操作，便能將文件自動(dòng)地保存在輕辦公的存儲(chǔ)空間里，這一點(diǎn)，也是它不同于快盤(pán)的地方，因?yàn)樵诳毂P(pán)中，我們需要手工選擇，才能將文件保存到其中。 變化2：可將文檔內(nèi)容截成圖片發(fā)送到微博 在WPS 2013中切換到“辦公空間”標(biāo)簽，單擊“長(zhǎng)微博”項(xiàng)右側(cè)的下拉箭頭，然后在出現(xiàn)的下拉菜單中選擇“分享到微博”，WPS微博轉(zhuǎn)換工具即可將頁(yè)面的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為圖片，在出現(xiàn)的頁(yè)面中單擊“分享到微博”或“分享到騰訊微博”按鈕（圖13），然后用相應(yīng)的微博賬戶登錄，即可將該圖片分享到新浪微博或騰訊微博中。
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