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淺議檔案管理標準化建設(shè)
[提要] 近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)進入了一個快速發(fā)展期，無論是從數(shù)量、種類、儲存形式、保管環(huán)境等方面都已產(chǎn)生巨大變化，在新的時期實現(xiàn)了新的跨越。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學(xué)的、統(tǒng)一的標準，這樣才便于利用現(xiàn)代化科技手段對檔案加以管理，為全社會提供方便，帶來效益。
關(guān)鍵詞：檔案管理；標準化；質(zhì)量
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2013年7月8日
《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。在社會主義建設(shè)中推行標準化，是國家的一項重要技術(shù)經(jīng)濟政策。沒有標準化，就沒有專業(yè)化，就沒有高質(zhì)量、高速度。”對現(xiàn)代化社會中的檔案工作來說，也是如此。無論是政府機關(guān)、企事業(yè)單位、各類社會組織等等，各種組織涉及檔案種類越多，數(shù)量越大，利用的范圍就越廣，能為全社會帶來的實際的經(jīng)濟效益也就越大。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學(xué)的、統(tǒng)一的標準，這樣才便于利用現(xiàn)代化科技手段對檔案加以管理。下面以常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處為例，就檔案管理方面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系，以標準化理念實施全程規(guī)范化檔案管理做一簡單分析。
一、常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處檔案管理現(xiàn)狀
1、辦事處情況簡介。常州出入境檢驗檢疫局武進辦事處（以下簡稱武進辦）成立于2007年12月份，位于武進高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)南區(qū)。建立之初主要由三個部門組成：綜合科、機電科、輕紡科，主要負責(zé)受理武進區(qū)出入境貨物的檢驗檢疫報檢，簽發(fā)各類檢驗檢疫證單，各類產(chǎn)地證書，通關(guān)放行；負責(zé)實施武進區(qū)進出口商品的檢驗鑒定和監(jiān)督管理；另有負責(zé)武進區(qū)出口主管產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)的日常監(jiān)管工作，業(yè)務(wù)資料歸檔與管理工作等，后增加檢疫科，主要歸口于常州局本部動植檢科室管理，武進辦起到從旁協(xié)助作用，主要負責(zé)武進出口加工區(qū)檢驗工作。
2、辦事處檔案管理現(xiàn)狀分析。作為一個機構(gòu)較全面的大辦事處，較為全面詳實的檔案資料能為領(lǐng)導(dǎo)者提供判斷依據(jù)，能為日常檢驗監(jiān)管工作者反映真實情況，為企業(yè)提高辦事效率，基礎(chǔ)的檔案管理工作自然而然成為日常工作的重點之一�，F(xiàn)階段辦事處檔案管理共分為兩大塊：辦事處綜合檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理。其中，業(yè)務(wù)檔案管理又主要分為企業(yè)報檢資料檔案管理以及日常質(zhì)量控制檔案管理。各科室設(shè)立兼職檔案管理員，負責(zé)監(jiān)督、收集、整理本部門的檔案資料，按規(guī)定做好歸檔，從而形成了全辦事處的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。綜合檔案管理主要由歸屬于綜合科的辦公室負責(zé)，所有辦事處層面的活動資料、榮譽資料、各種機構(gòu)信息往來、接待、后勤等均由辦公室專人負責(zé)收集整理，而各業(yè)務(wù)科室則主要負責(zé)本轄區(qū)內(nèi)出口報檢企業(yè)的基本企業(yè)資料、出口產(chǎn)品質(zhì)量情況、生產(chǎn)情況、檢測情況、誠信環(huán)保等各個方面的資料收集、更新、歸檔等工作，為檢驗員日常對企業(yè)的監(jiān)管整改、控制出口產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定工作提供強有力的保障和依據(jù)。以輕紡科為例，將企業(yè)首先分為三大類：紡織、服裝和輕工類。基本檔案由企業(yè)注冊信息、質(zhì)檢人員信息、生產(chǎn)設(shè)備信息、主要出口產(chǎn)品信息等構(gòu)成，分為電子版與傳統(tǒng)紙質(zhì)版兩種，同時依據(jù)國家質(zhì)檢總局113號令文件精神，以出口工業(yè)品檢驗監(jiān)管系統(tǒng)為信息載體，在將企業(yè)分類后，按季度或者周期完成檢驗監(jiān)管工作，將監(jiān)管內(nèi)容輸入系統(tǒng)，同時將整改內(nèi)容可發(fā)送企業(yè)，責(zé)令整改。此種電子輸入方式取代傳統(tǒng)的手寫監(jiān)管檔案方式，既節(jié)省資源又方便快捷。機電科大體相同，另有企業(yè)報檢資料則由綜合科檢務(wù)工作人員收集歸檔，每份單據(jù)均有唯一的歸檔編碼，一般保存期限為三年，由于報檢資料數(shù)量較多，綜合科設(shè)有兩個專門檔案室保存收藏，日常的查閱、調(diào)出等均需按流程申請。
二、武進辦事處檔案管理存在的問題
1、領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度不平衡。個別單位對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監(jiān)督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保障，雖然各部門有專人負責(zé)檔案管理工作，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓方面還存在缺欠。
2、沒有形成完善的質(zhì)量意識，未運用過程方法進行管理，缺少持續(xù)改進的管理承諾。辦事處檔案管理規(guī)定雖然明確了相關(guān)的流程與方法，對工作有一定的質(zhì)量要求，但沒有運用系統(tǒng)的管理思想，進行檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃安排�，F(xiàn)行的檔案管理還存在“寧多勿缺一”的整理原則，檔案工作人員往往在考慮自身責(zé)任的基礎(chǔ)上，片面地追求歸檔的數(shù)量，而忽視了文件內(nèi)在的價值。
3、在檔案利用服務(wù)企業(yè)等使用者方面。大多檔案管理人員認為自己的主要工作任務(wù)是收好（屬被動接受）、管好檔案，不主動了解使用者的需求，不理會使用者的感受，對使用者的重視程度不夠，這違反了檔案管理為使用者服務(wù)的宗旨，同時也降低了為企業(yè)服務(wù)的效率。日常檔案管理工作的創(chuàng)新意識較為薄弱。雖有相關(guān)規(guī)章制度，但不少制度還比較粗略、模糊，落實力度還有待加強。
三、建立檔案質(zhì)量管理體系的可行性
1、首先，以現(xiàn)行最基礎(chǔ)通用的ISO9000質(zhì)量管理體系為例。它具有很強的通用性，無論何種類型和規(guī)模的組織，其活動只要有質(zhì)量要求，一般都適合采用。質(zhì)量管理體系標準適用社會各行各業(yè)，同樣適用于檔案管理領(lǐng)域。標準強調(diào)管理職責(zé)分明，各負其責(zé)：依照體系文件，以數(shù)據(jù)和事件為依據(jù)，預(yù)防為主，有始有終：根據(jù)工作的需要允許對管理文件進行增減和修改，以保證管理文件的科學(xué)性、完善性和適用性。這與許多機構(gòu)檔案管理制度實行的崗位責(zé)任制、目標管理等方式具有很強的相通性和包容性。
2、在IS09000標準中，建立和實施有效的內(nèi)部質(zhì)量體系的三要素包括：組織、產(chǎn)品和顧客。檔案部門是為利用者需要而提供檔案資料信息服務(wù)的部門。當我們把檔案部門的信息服務(wù)當作一種產(chǎn)品來看待的時候，質(zhì)量管理理論同樣也具有相當?shù)慕梃b與指導(dǎo)作用，它與檔案部門以利用者為中心的指導(dǎo)思想完全吻合；其顧客就是在生產(chǎn)工作中急需檔案信息服務(wù)的各種層次和不同類型的利用者。 3、在我國，有一批組織機構(gòu)和企業(yè)已廣泛實施和應(yīng)用了此標準。制定了詳細的檔案管理和服務(wù)目標、質(zhì)量方針、業(yè)務(wù)操作流程、規(guī)程、人員綜合考核辦法等文件，在執(zhí)行中取得了明顯的效果。2003年11月中旬，紹興市檔案館接受浙江質(zhì)量認證有限公司評審，一次性通過IS09000質(zhì)量體系認證，成為全國第一家質(zhì)量管理體系認證的國家綜合檔案館。實施標準化后檔案管理工作得到了加強，檔案管理工作也逐步實現(xiàn)了規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
四、建立檔案質(zhì)量管理體系的基本原則
檔案工作標準化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個人應(yīng)當遵守的共同準則和依據(jù)。檔案管理實現(xiàn)標準化要確立以下四個原則：一是建立嚴密的管理機制，形成全員參與、全面控制、高效運轉(zhuǎn)、不斷改進的管理體系，克服了以往管理中存在的基礎(chǔ)管理弱化、內(nèi)部協(xié)調(diào)不暢等問題，通過明確職責(zé)、規(guī)范程序、改進管理規(guī)范相關(guān)的管理活動和職責(zé)，理順內(nèi)部管理關(guān)系，使各個管理層面、各個操作過程、各個工作環(huán)節(jié)既相互制約又相互促進，達到管理科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范化的要求；二是確立“職責(zé)明確”、“過程控制”、“持續(xù)改進”的檔案管理新模式。綜合考慮檔案管理業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過程的控制要求，建立一套預(yù)防和處理不符合要求的管理業(yè)務(wù)機制，在較大程度上解決檔案管理中隨意性較大等問題；三是要樹立“以檔案資源使用者為關(guān)注焦點”的服務(wù)理念，豐富檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵，改善檔案管理機關(guān)的形象；四是健全完善的監(jiān)督機制，確保各項制度的貫徹執(zhí)行，使制度化管理落到實處。定期開展內(nèi)部檢查，對不符合文件規(guī)定的工作和做法開具不合格報告，確定和落實糾正措施。
五、結(jié)束語
檔案質(zhì)量管理體系是全社會各類機構(gòu)進行檔案管理的必要保障，一個科學(xué)、完善的檔案質(zhì)量管理體系對機構(gòu)自身的發(fā)展有著不可估量的作用。參照同意標準來進行科學(xué)化的檔案管理，不僅會明顯改善各機構(gòu)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、服務(wù)質(zhì)量、人事管理和資源配置，而且會在檔案界內(nèi)真正建立起“質(zhì)量第一、用戶至上”的文化，促進全社會檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
主要參考文獻：
[1]湯涌，劉溫健.檔案館引入ISO9000質(zhì)量管理體系的實踐與思考.中國檔案，2004.5.
[2]石建新.檔案工作實行全面質(zhì)量管理之我見.浙江檔案，2000.2.
[3]錢元吉.全面質(zhì)量管理與檔案工作.檔案與建設(shè)，2001.2.
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