會議的要素

會議的要素

１、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式。

２、內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。

３、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。

４、財務要素：會議經費、會議設備、會議服務設施。

會議的種類

1.按規(guī)模分：

特大型（萬人以上）、大型（上千人）、

中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。

2.按性質分：

法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、

外事性 、專題性、綜合性。

3、按時間分：

定期和非定期。

4、按出席對象分：

聯(lián)席會、內部會、代表會、群眾會.

5、按召開方式分：

電話會、電視會、廣播會、網絡會

公司常見會議類型

經理例會與特別會議、員工大會、公司年會、

股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務洽談會.新產品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。

會議秘書工作的基本任務

1、組織的工作

(1)協(xié)助領導確定會議議題；

(2)根據(jù)議題安排議程、日程；

(3)發(fā)會議通知，負責會議報到；

(4)對與會人員進行編組；

(5)布置會場，安排座次；

(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；

(7)負責會議簽到；

(8)會中組織和協(xié)調；

(9)會場其他組織和管理；

(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(負責與會議有關的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的 聯(lián)系和組織)。

(11)會議的結束收尾工作。

文書工作

(1)會第一文庫網議文書的起草；

(2)會議文書編寫；

(3)會議文書印發(fā)及管理。

3．生活管理工作

(1)與會人員的食宿管理；

(2)會議的財務管理；

(3)會議的交通保障；

(4)會議的文化活動；

(5)與會人員的醫(yī)療保健。

4．安全保衛(wèi)工作

(1)會議的保密工作；

(2)會議的警衛(wèi)工作；

(3)會場內外的安全保衛(wèi)工作

會前準備工作

1、 確定會議主題與議題

確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。

2.確定會議名稱

會議名稱一般由“單位+內容+類型”構成,應根據(jù)會議的議題或主題來確定。

3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內容或主題。同時 本著精簡效能的原則。 會議的規(guī)模有大型、中型、小型。

會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領導是否能出席，確定會期的長短應與會議內容緊密聯(lián)系。

5.確定會議所需用品和設備

（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設備。

6.建立會議組織機構

會務組、宣傳組、秘書組、文件組、

接待組、保衛(wèi)組。

7、確定與會人員名單

出席會議和列席會議的'有關人員。應根據(jù)會議的性質、議題、任務來確定與會人員。

8、確定會議地點

要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內容等要求來確定。有時也考慮政治、經濟、環(huán)境等因素。

9.安排會議議程與日程

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。

會議日程是指會議在一定時間內的具體安排。

某公司銷售會議議程表

1、推選銷售部經理的人選。

2、年度銷售活動的總結。

3、有關銷售問題的發(fā)言。

4、下年度銷售目標。

5、銷售人員的招聘和重組。

制發(fā)會議通知

會議通知的內容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題及要求等。

會議通知的種類有書信式和柬帖式。

會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。

會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。

11.制作會議證件

會議證件的內容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。

12.準備會議文件資料

主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領導講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。

13、安排食住行

會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預算和伙食搭配與烹調工作.

會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標準，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。 安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務。

14會場的布置

① 主席臺

主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。

主席臺的座次一般是職務最高的居第一排正

中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。

② 場內其他人員的座次安排

橫排法。豎排法。左右排列法

會場內外的布置：

會標、會徽、臺幕、標語、、桌簽、坐簽、色調、燈光、氣味、旗幟、花卉。

會中服務工作

1、報到及接待工作

（1）與會人員的接送;

（2）會議交通工具的安排;

（3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買;

（4）會議文娛活動的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到

（1）秘書人員代簽到。

（2）簿式簽到。

（3）電子計算機簽到

檢查會場

（1）. 方式

一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。

（2）．檢查的內容

A.文件的材料準備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內容

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